Le Collège d’Europe (le Collège) et le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) (ci-après « les organisateurs ») s’engagent à protéger votre vie privée. Cet avis de confidentialité explique pourquoi les organisateurs collectent vos données personnelles, à quelles informations les organisateurs ont accès, comment les organisateurs collectent et divulguent les données, et comment les organisateurs protègent vos données. Vous trouverez également des informations sur la manière d’exercer vos droits en tant que personne concernée.

1. Pourquoi recueillons-nous vos données personnelles ?

Les organisateurs collectent vos données personnelles pour organiser l’édition annuelle du Colloque de Bruges, à savoir :

• Pour vous permettre de vous inscrire en tant que participant ;
• Pour vous permettre de contacter les organisateurs ;
• Pour garantir les autorisations d’entrée et le contrôle d’accès ;
• Pour être invité à la prochaine édition du Colloque de Bruges ;
• Pour analyser les statistiques web et les fichiers journaux ;
• Pour calculer des statistiques anonymes.

Vos données personnelles ne sont pas utilisées dans le cadre d’un profilage automatique ou d’une prise de décision automatisé.

2. Quelles données personnelles collectons-nous et comment ?

2.1. Informations que vous nous fournissez :

Les organisateurs obtiendront des informations personnelles de votre part lorsque vous vous inscrivez sur le site web. Ils vous demanderont de fournir votre nom complet, votre adresse électronique, votre poste/fonction, votre entreprise/organisation et vos besoins alimentaires^*.

^(*) Les organisateurs ne traiteront que des catégories spéciales d’informations personnelles concernant vos besoins alimentaires afin de répondre à vos besoins et de respecter toute autre obligation légale ou réglementaire qu’ils pourraient avoir.

2.2. Photos et captures d’écran prises pendant l’événement :

Depuis 2021, le Colloque de Bruges se tient sous un format hybride, à la fois sur place à Bruges et en ligne. Les organisateurs prennent à la fois des photos et des captures d’écran des participants pendant le Colloque de Bruges et pour toute sa durée.

Les photos et captures d’écran, dont une copie sera archivée par la délégation du CICR à Bruxelles, seront publiées sur la galerie du site web du Colloque de Bruges. Elles peuvent être utilisées pour promouvoir le Colloque de Bruges via les comptes de médias sociaux du CICR et du Collège.

Les captures d’écran et les photos sont conservées par le CICR et le Collège aussi longtemps que nécessaire pour promouvoir et conserver la mémoire des différentes éditions de l’événement.

Vous pouvez vous opposer à être photographié pendant le Colloque de Bruges dans le formulaire d’inscription ou en informant les organisateurs par e-mail avant ou pendant le Colloque de Bruges. Vous pouvez également demander aux organisateurs de supprimer les photos ou captures d’écran dans lesquelles vous apparaissez du site web ou des médias sociaux à tout moment (coordonnées ci-dessous).

2.3. Plateforme en ligne pendant l’événement

Vous pourrez vous connecter via Zoom. Zoom a sa propre politique de confidentialité, que vous pouvez consulter via le lien suivant : https://explore.zoom.us/en/privacy/.

2.4. Enregistrement audio :

Les organisateurs enregistreront audio les présentations et les discussions qui suivent pendant tout le Colloque, dans le seul but de rédiger les actes.

2.5. Enregistrement vidéo :

Les organisateurs enregistreront vidéo les présentations et les discussions qui suivent pendant tout le Colloque. Les vidéos peuvent être publiées sur le site web du Colloque après l’événement. Vous pouvez vous opposer à être photographié pendant le Colloque de Bruges en informant les organisateurs par e-mail avant ou pendant le Colloque de Bruges. Vous pouvez également demander aux organisateurs de supprimer les vidéos dans lesquelles vous apparaissez du site web ou des médias sociaux à tout moment (coordonnées ci-dessous).

2.6. Informations collectées automatiquement par les organisateurs :

Les organisateurs peuvent collecter automatiquement des informations non personnelles pour aider à administrer, protéger et améliorer nos services. Ces informations peuvent être collectées grâce à l’utilisation de cookies^*, ainsi que dans le cadre de fichiers journaux, d’analyses et de balises web. Elles peuvent inclure votre adresse IP, votre système d’exploitation et votre activité de navigation.

^(*) Les cookies sont de petits fichiers texte placés sur votre ordinateur et sur vos appareils mobiles par les sites web que vous visitez. Le site web utilise des cookies pour la gestion de session, qui sont automatiquement supprimés après votre visite.

Vous pouvez contrôler les cookies via les paramètres de votre navigateur. Consultez la fonction d’aide ou les instructions de votre navigateur internet pour plus d’informations. Vous pouvez également refuser d’accepter les cookies, mais l’accès au site web peut être limité ou ne pas fonctionner correctement.

2.7. Liens vers des sites web de tiers :

Le site web du Colloque de Bruges propose des liens vers des widgets sociaux, tels que « X ». Ces derniers peuvent ne pas avoir les mêmes politiques de confidentialité que les nôtres. Les organisateurs vous encouragent à consulter les déclarations de confidentialité de tout site que vous visitez.

3. Qui traite vos données personnelles et à qui sont-elles divulguées ?

Toutes les données personnelles collectées sont traitées en interne uniquement par des membres du personnel ou des agents désignés du Collège et du CICR, dans le but d’organiser le Colloque de Bruges.

• Le site web du Colloque de Bruges est hébergé par all2all. all2all protège la confidentialité des données des utilisateurs et le réseau ne communiquera aucune information personnelle sur les utilisateurs ou ses services, à l’exception des recherches qui pourraient avoir lieu pour garantir le paiement de dettes impayées ou des mandats de recherche belges.
• Les organisateurs peuvent publier certaines des photos prises pendant le Colloque de Bruges sur les comptes X du CICR et/ou du Collège.
• Les organisateurs peuvent divulguer vos données à des tiers lorsqu’ils sont juridiquement tenus de se conformer à des obligations légales, telles que des ordonnances judiciaires ou de coopérer avec des autorités telles que la police.
• Les organisateurs ne vendront jamais vos informations personnelles.

4. Comment protégeons-nous et sauvegardons-nous vos informations?

Les organisateurs prennent des mesures appropriées pour s’assurer que les informations qui leur sont communiquées sont sécurisées, exactes et à jour.

Les organisateurs ont, par exemple, mis en place des mesures de protection contre la perte accidentelle et l’accès, l’utilisation, la destruction ou la divulgation non autorisés des données. Les serveurs des organisateurs sont situés dans la région de Bruxelles.

5. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conserverons vos données pendant un (1) an après la fin du colloque annuel de Bruges, à l’exception des éléments suivants :

• Des photos et des captures d’écran publiées sur le site web, qui sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour promouvoir les éditions annuelles du colloque de Bruges et en garder la mémoire.
• Votre nom et celui de votre entreprise/organisation seront publiés dans les actes du colloque de Bruges.

6. Comment pouvez-vous vérifier, modifier ou supprimer vos données personnelles ?

• Vous pouvez demander aux organisateurs de vous fournir un aperçu des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Vous pouvez demander aux organisateurs de consulter, rectifier, restreindre et/ou supprimer vos données personnelles.
• Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter les organisateurs.

Le Coll ège et le CICR sont des responsables conjoints du traitement – par écrit ou par e-mail:

Délégation du CICR auprès de l’UE, de l’OTAN et du Royaume de Belgique
Rue d’Arlon 80, 1040 Bruxelles, Belgique
E-mail: bru_bruxelles@icrc.org ; bru_ihl_colloquium@icrc.org ; pwarnotte@icrc.org

Collège d’Europe – Campus de Bruges
Privacy Office: Dijver 11, 8000 Bruges, Belgique
E-mail: privacy_office.be@coleurope.eu

7. Modifications de notre politique

Les organisateurs peuvent mettre à jour cette politique de confidentialité d’une année à l’autre. Les organisateurs vous encouragent à la consulter régulièrement afin que vous sachiez toujours quelles informations ils collectent, comment ils les utilisent et à qui ils les divulguent.

Mise à jour actuelle : 24/10/2023